Praca zdalna. Nowe obowiązki pracodawcy już od 7 kwietnia

To, co wiele firm już praktykuje od ponad dwóch lat, wreszcie zostało prawnie uregulowane. Home office   wreszcie trafił do kodeksu pracy. Nowe przepisy wchodzą w życie już 7 kwietnia.

Pracodawców czeka sporo nowych obowiązków

- Na początek zasady pracy zdalnej będą musiały zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub organizacjami – wyjaśnia Piotr Juszczyk, doradca podatkowy z firmy inFakt. - Jeśli w ciągu trzydziestu dni od przedstawienia porozumienia nie dojdzie do uzgodnienia jego kształtu ze związkami lub jeśli w zakładzie pracy nie ma organizacji związkowych, zasady mogą też zostać ustalone w regulaminie pracy zdalnej. Jeśli powyższe warunki nie mogą zostać spełnione, pracodawca może na każdym etapie współpracy wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej lub zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem – tłumaczy Juszczyk.

Porozumienie lub regulamin powinny określać, które grupy pracowników mogą być objęte pracą zdalną, jakie są zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę i ustalać ekwiwalent pieniężny lub ryczałt. Należy także określić zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną (w tym sposób potwierdzania przez niego obecności na stanowisku pracy) oraz zasady kontroli wykonywania pracy oraz zachowania BHP.

czytaj też Przeniósł się z Nowego Sącza do Warszawy: o takich jak ja, mówi się „chów klatkowy”  

Wskazanie zasad kontroli

Wskazane powinny zostać też zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych oraz zasady dotyczące konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi.

- Dodatkowe informacje przekazywane pracownikom powinny zawierać również określenie,  w której jednostce organizacyjnej firmy znajduje się stanowisko pracy osoby wykonującej obowiązki zdalnie oraz wskazanie osoby lub organu, które są odpowiedzialne za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania przez niego pracy – mówi ekspert z InFakt.

Te informacje muszą być przekazane pracownikowi najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego home iffice. Co ważne, na przykład w kwestii dostępu do szkoleń, będzie mógł być traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy wykonujący tę samą lub podobną pracę. Także nie będzie mógł być dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy jej wykonywania.

czytaj też Tyle dają zarobić w Sączu? Pensje w firmach poszybowały w górę 

Pracodawca musi zwrócić koszty pracy zdalnej

Pracodawca będzie musiał zapewnić materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania obowiązków zdalnie, w tym urządzenia techniczne. Po jego stronie będzie także zapewnienie odpowiedniej instalacji, serwisu czy konserwacji sprzętów lub pokrycie kosztów z tym związanych. Pracownik musi mieć też zapewnione szkolenia i pomoc techniczną.

- Ponadto pracodawca będzie pokrywał koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot zostanie określony w porozumieniu lub regulaminie. Jeśli pracownik będzie używał prywatnego telefonu, na pracodawcy będzie również ciążył obowiązek pokrycia związanych z tym udokumentowanych kosztów -  wyjaśnia Piotr Juszczyk.

Ekwiwalent lub ryczałt

W takiej sytuacji pracownikowi przysługiwać będzie wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez niego w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu pracodawca powinien brać pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe, normy zużycia energii elektrycznej czy koszty usług telekomunikacyjnych.

Przepisy przewidują również, że elementy takie jak zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, pokrywanie kosztów związanych z wykonywaniem jej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy.

Jak wedle zapisów ma wyglądać praca zdalna? czytaj dalej na następnej stronie