Co to jest podpis elektroniczny, jak z niego korzystać i do czego służy

Podpis elektroniczny jest bardzo wygodnym narzędziem, które umożliwia identyfikację tożsamości tego, kto przesyła dokumenty drogą elektroniczną. Takie rozwiązanie stosują zarówno urzędy skarbowe, jak i ZUS.Przyporządkowany jest wyłącznie do jednej osoby i  sporządzony jest na podstawie bezpiecznych urządzeń podlegających wyłącznie temu, kto podpis składa.

Czytaj też Odpisy dokumentów, składanie wniosków… Nie trzeba już po to chodzić do urzędu

Wyróżniamy dwa rodzaje podpisów - bezpieczny podpis elektroniczny i  zwykły podpis elektroniczny.

Ten zwykły nie posiada certyfikatu kwalifikowanego i stosowany jest głównie przy wymianie e-maili. Ten bezpieczny, jest  potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym. Urzędy wykorzystują go przy przesyłaniu dokumentów. Urzędem certyfikacji dla infrastruktury bezpiecznego podpisu elektronicznego jest Narodowe Centrum Certyfikacji.

Co najważniejsze, dokumenty, także deklaracje i faktury, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym posiadają taką samą moc prawną, jak dokumenty podpisane własnoręcznie.

Gdzie wykorzystuje się podpis elektroniczny? Do składania e-deklaracji ZUS, składania e-deklaracji podatkowych, podpisywania umów, podpisywania faktur elektronicznych, składania ofert na przetargach, składania dokumentów do urzędów tj. GIODO, CEIDG, KRS, urzędów administracji publicznej czy też urzędów patentowych.

Czy za podpis elektroniczny trzeba zapłacić? Ten zwykły, jest darmowy. Z kolei bezpieczny podpis elektroniczny wydawany jest po dokonaniu odpowiedniej odpłatności. Można go nabyć w Krajowej Izbie Rozliczeniowej  lub Polskiej  Wytwórni Papierów Wartościowych.

Czytaj też Profil zaufany. Jak go założyć i do czego jest potrzebny

Po podpisaniu umowy oraz uzyskaniu certyfikatu bezpieczny podpis elektroniczny należy odebrać osobiście, aby potwierdzić prawidłowość danych. Nabywca otrzyma dodatkowo narzędzia do składania podpisu:  kartę kryptograficzną (z zapisanym na niej prywatnym kluczem) z czytnikiem lub tokenem, oprogramowanie, które umożliwia nawiązanie współpracy karty z komputerem poprzez czytnik lub token.

Jak składa się podpis elektroniczny? Komputerowi wydaje się  polecenia złożenia podpisu, co prowadzi  do obliczenia tzw. skrótu podpisywanego dokumentu. Jest to ściśle  określone dla konkretnego rodzaju dokumentu. Kolejny krok to użycie otrzymanego oprogramowania, które dokonuje zaszyfrowania prywatnym kluczem podpisu. Potem już  dokument z bezpiecznym podpisem elektronicznym wysyłany jest do adresata.

[email protected] fot. archiwum